& Klachtenregeling

Inleiding

janse & broeders trainingen hecht aan tevreden relaties en we werken daarom steeds aan de kwaliteit van onze dienstverlening.
Waar gewerkt wordt, kunnen echter fouten worden gemaakt en kunnen misverstanden ontstaan. Indien u ontevreden bent over één van onze medewerkers, over onze dienstverlening of wat voor aspect van onze organisatie dan ook, dan nodigen we u nadrukkelijk uit om ons dat zo snel mogelijk, en liefst binnen twee weken na het voorval, te laten weten. Uw opmerkingen nemen wij zeer serieus en waar wenselijk zoeken we met u naar een passende oplossing.

Telefonisch oplossen klacht

Vaak kunnen klachten het beste tijdens een goed gesprek (telefonisch of in persoon) worden opgelost; wij verzoeken u daarom eerst contact op te nemen voor telefonisch overleg over het probleem of voor het maken van een afspraak.
Als de klacht een bepaalde persoon betreft, heeft het de voorkeur dat u eerst probeert om met de betreffende persoon tot een oplossing te komen. Lukt dit niet of heeft u redenen om dit niet te willen, dan kunt u ook contact opnemen met de heer H. W. Janse en/of Mvr H. Broeders.

Formele schriftelijke klachtenprocedure

Is uw probleem met een gesprek niet verholpen of leent de klacht zich volgens u niet voor een gesprek, dan kunt u de klacht binnen twee weken formeel schriftelijk indienen. Dit kan via e-mail of per post. U kunt het zenden ter attentie van Mvr H. Broeders.

Verloop procedure

De gang van zaken is daarna als volgt: Mvr. H. Broeders zal uw klacht zo spoedig mogelijk behandelen en met u en de andere betrokkenen overleggen om tot een bevredigende oplossing te komen. Lukt het haar niet om binnen enkele dagen inhoudelijk te reageren, dan zal zij in ieder geval binnen enkele dagen de ontvangst van uw klacht bevestigen. In de meeste gevallen zal zij ook contact met u opnemen om te overleggen over de verdere stappen. Ook kan u om een nadere toelichting of verdere informatie worden gevraagd.
Doelstelling is om uw klacht in ieder geval binnen drie weken af te handelen. Mocht dit uitlopen, dan wordt u over de reden daarvan geïnformeerd en ook verder op de hoogte gehouden van de voortgang van de procedure. Uiteraard ontvangt u na afronding een schriftelijke bevestiging van de uitkomst van de procedure.
Er wordt een klachtdossier aangelegd waarin alle stukken worden geregistreerd en opgenomen. Er geldt een geheimhoudingsplicht voor de betrokken klachtbehandelaar(s). Het dossier blijft voor een maximum van 3 jaar bewaard.

Overige aspecten klachtenregeling

In verband met onze beroepseer zullen alle aspecten van de afhandeling van uw klacht worden vastgelegd. Uiteraard zal zorgvuldig en vertrouwelijk met de informatie worden omgegaan. De klager heeft te allen tijde inzage in het klachtdossier, voor zover het de gegevens betreft die op hem/haar betrekking hebben.

Beroepsmogelijkheid

janse & broeders trainingen is gehouden aan de beroepscode van Nederlandse Vereniging van HRD professionals in ontwikkelen en opleiden.
De vereniging kent een beroepscode, waardoor alle leden gehouden zijn naar inhoud en geest van deze code bij de uitoefening van hun beroep te handelen. De beroepscode wordt vastgesteld door de ledenvergadering.
Ten behoeve van de handhaving van de beroepscode kent de vereniging een Raad van Toezicht en een  College van Beroep.

College van Beroep

Klachten tegen een lid met betrekking tot het niet naleven van de beroepscode, dienen te worden ingediend bij de Raad van Toezicht. Deze zal – na onderzoek van de klacht en het toekennen van het recht van hoor en wederhoor – een uitspraak doen.

Tegen de uitspraak van de Raad van Toezicht is beroep mogelijk bij het College van Beroep. Deze zal – na onderzoek van het beroep en het toekennen van het recht van hoor en wederhoor – een finale uitspraak doen, welke voor alle partijen bindend is.

De uitspraak van de Raad van Toezicht, respectievelijk van het College van Beroep, wordt door het bestuur ten uitvoer gelegd.

Raad van Toezicht en College van Beroep voeren hun taak uit overeenkomstig de reglementering van werkzaamheden. Deze reglementering wordt separaat door de ledenvergadering vastgesteld en ligt ter inzage ten kantore van de vereniging.

Tot slot: indien u een klacht heeft en ons dat laat weten, waarderen wij dat zeer. U geeft ons hiermee immers een tweede kans. U kunt ervan verzekerd zijn dat wij alle gegronde klachten meenemen in de evaluatie van onze organisatie en onze uiterste best doen om maatregelen te nemen om herhaling van het betreffende probleem te minimaliseren.
We hopen op een goede verdere relatie en samenwerking.

janse & broeders trainingen
Joppe, februari 2013