Een groot infrastructureel project bij een gemeente
Binnen een gemeentelijke organisatie begeleiden we een groot infrastructureel project. Het is een complex project waarbij er verschillende externe partijen zijn waarmee de gemeente dient samen te werken. De belangrijkste partijen zijn de provincie, NS en Pro-Rail. Zij hebben een overeenstemming over de ontwikkeling van het stationsgebied, terwijl er natuurlijk allerlei verschillende belangen blijven spelen. Tot op heden is het een project van vallen en opstaan.
De gemeente heeft de regie en vraagt aan ons om de projectorganisatie te begeleiden in de onderlinge samenwerking, het ontwikkelen van een effectievere strategie in de samenwerking met de externe partijen en een effectievere manier om dit aan te sturen.
Typerend aan de situatie is dat het gemeenschappelijke samenspel ontbreekt. Teamleden raken de verbinding met elkaar kwijt. Het is steeds meer ieder voor zich. De buitenwereld, waar allerlei verschillende belangen spelen en eenieder zijn eigen plan trekt, gaat zich steeds meer manifesteren in de gemeentelijke organisatie zelf. Er ontstaat geen gemeenschappelijk samenspel ondanks de moeite die men ervoor doet. De afspraken en goede voornemens werken niet. Resultaten worden geboekt maar het kost heel veel energie.
Op verzoek van de klant evalueren we het project in een brede context, zodat er ook lering uit getrokken kan worden voor andere projecten. Daarbij kijken we naar de context (structuur, cultuur, processen, etc.), welk effect die hebben op het samenspel en hoe eenieder zijn/haar rol invult.
Door met elkaar te kijken naar wie wat doet, hoe dat op elkaar en op het geheel uitwerkt, krijgen we een aardig beeld van hoe het samenspel loopt. Het gedrag wat getoond wordt is logisch, voor een groot deel effectief, maar niet altijd. Juist in die situaties waar het niet effectief is, gaat het steeds meer contraproductief werken. Dat werkt escalerend.
Door te zien dat het gedrag veelal effectief is, maar niet altijd – brengen we de juiste nuancering aan. Zo constateren we o.a. dat:
- de politieke context het nodig maakt voor iedereen ruimte te houden voor het eigen spel. De wind kan van een andere kant gaan waaien en dan dien je ruimte te houden om te manoeuvreren. Afstemmen is prima, maar afspraken zijn dan niet direct afspraken. Het samen tot een integrale aanpak komen is daardoor lastiger.
- de begripvolle cultuur, conflictmijdend is en vooral gericht op samenwerking. Dat creëert veel vertrouwen en begrip, maar pijnpunten worden daardoor ook minder snel scherp. Zaken worden voorzichtig benoemd en persoonlijk gemaakt. Het ligt dus aan de ander in plaats van samen te kijken naar het issue wat op tafel ligt.
- het sturen op duidelijke afgebakende verantwoordelijkheden met een opdrachtgever en opdrachtnemer, de verschillende verantwoordelijkheden heel scherp maakt, maar ook leidt tot vooral focus op de eigen klus en veel minder op de gemeenschappelijk te realiseren opdracht.
We ontwikkelen samen met de klant een volledig plaatje waarin we tevens kijken naar het samenspel met de externe partijen en hoe eenieder zijn rol invult.
Van daaruit bieden we ondersteuning in het komen tot een andere manier van organiseren, sturen en leidinggeven. Het gaat om kleine zaken die wel fundamentele wijzigingen creëren. We noemen dat ‘Tegensturen’ (Lees ook het blog: Waarom gedrag niet verandert).
Het realiseren van daadwerkelijke gedragsverandering vraagt ondersteuning in het werkproces, het ontwikkelen van een strategie en het aanreiken van sturings- en hanteringsinstrumentarium zodat er zowel intern als extern een effectiever samenspel gaat ontstaan.
