Vorige week gaf ik een online seminar over hardnekkige en terugkerende problemen. Ongetwijfeld ken je dat soort situaties wel, de film die zich herhaalt, de plaat die in dezelfde groef blijft hangen en dat je daar lastig grip op krijgt. Het zijn zaken die stroperig zijn, verzanden en weglopen. Het intrigeert me waarom problemen zo hardnekkig zijn en zich blijven herhalen. 

De organisatie als  machine

Eén van de redenen is dat onze mechanische manier van kijken en handelen heel dominant is. We zien de organisatie als een machine waar we iets aan kunnen fixen, door het ene kapotte stukje te maken of die ene manager te vervangen. Door de organisatie goed te structureren in verschillende onderdelen, met ieder zijn eigen taken en verantwoordelijkheden, vastgelegd in functieomschrijvingen, het geheel aan elkaar te koppelen via procesontwerpen en planningssystemen en het liefst zo efficiënt mogelijk. 

Taylor is volop aanwezig in organisatieland en daar is niks mis mee. Voor een deel past deze manier van kijken prima. Maar hoe meer het gaat om processen tussen mensen, loopt het spaak. Dan gaat het om de interactie, de patronen en mechanismen die zijn ontstaan. 

Ik kan me nog herinneren dat ik als student heel gecharmeerd was van het boek: ‘Images of organizations’ van Morgan. Dat schets dat je afhankelijk van de situatie kiest voor een manier van kijken, welke het beste past bij de situatie en het vraagstuk. Ik kreeg vervolgens een discussie met mijn wijlen hoogleraar Thierry die tegen mij zei: “Wieger in organisatieland is er één bril en dat is de mechanische”. 35 Jaar na dato kan ik hem geen ongelijk geven. 

Who did it?

Ook Margaret Wheatley geeft aan dat onze manier van veranderen is blijven steken in het 17e eeuws optimisme van de maakbaarheid. Dat er een realiteit is die we kunnen pakken, vasthouden en desgewenst corrigeren. Dat geeft het gevoel dat je grip hebt en controle hebt. 

Dat de werkelijkheid veel complexer is, zetten we vaak naast ons neer.

Wij denken sterk in een duidelijke oorzaak en gevolgrelatie. Het liefst is er iemand schuldig. Die heeft het gedaan. Dat zien we ook bij parlementair onderzoek en nu ook weer bij de toeslagenaffaire. Het deed me denken aan een prachtige spotprent van Collignon in de Volkskrant van 9 februari 2010 (zie boven). 

Ook ik betrap me erop dat ik keer op keer graag wil weten wie de slechterik is die de boel heeft gemalverseerd en welk stukje in de machine kapot is en gefixt dient te worden.

Denken in patronen

Alleen de werkelijkheid laat zich nauwkeuriger beschrijven door te kijken naar de interactie en de patronen die daarin zijn ontstaan.

Geregeld maak ik het namelijk mee dat een manager meermalen wordt vervangen of zelf weggaat. De stille hoop is steeds weer dat de nieuwe kandidaat nu wel de juiste persoon op de juiste plek is. Die hoop blijkt vaak ijdele hoop. De vervulling van die functie kent zo weinig continuïteit dat er vanuit de medewerkers een ambivalente houding is ontstaan. De functie wordt niet meer serieus genomen en de faalkans neemt alleen maar toe. 

Het patroon wat hier is ontstaan is heel begrijpelijk. Wie hier de ‘schuldige’ is, is niet te zeggen, maar dat het een heel disfunctioneel patroon is, dat is wel duidelijk.

Als een medewerker tegen me zegt: “Oh, een verandertraject, daar doe ik niet meer aan mee” en als ik dan de geschiedenis zie van opeenvolgende trajecten, die keer op keer een stille dood sterven, begrijp ik die opmerking goed.

Deze patronen kunnen we begrijpen, maar meestal zijn die niet zo eenduidig. Veelal hebben ze een veel complexer karakter en vragen ze om een preciezere analyse. 

Doorbreken van hardnekkige en terugkerende problemen.

Een aardig begin is vaak het maken van een tijdlijn. Het noteren van welke ingrijpende gebeurtenissen hebben plaatsgevonden en welke effecten ze hebben gehad en hoe dat nu nog doorwerkt. Van daaruit kan je al verschillende patronen ontwaren en is het een eerste stap in een analyse. 

Heel belangrijk is dat je niet op zoek gaat naar ‘schuldigen’, maar dat je gaat ontdekken hoe de interactie is verlopen en welk patroon dat tot gevolg heeft. 

Als je er vragen over hebt of hier hulp in wilt, neem gerust contact op, ik help je graag. Bel Wieger Janse: 06 18804244